ADATKEZELÉSI és ADATVÉDELMI TÁJÉKOZATÓ

Társaságunk működése érdekében, beleértve az Ön megrendeléseinek teljesítését, személyes adataikat kezeli, amely kezelés lényegéről Önöket ezúton tájékoztatni szeretnénk, mivel közös érdekünk személyes adataiknak megfelelő védelme. Ezen tájékoztató arra szolgál, hogy közérthető formában tájékoztassa Önöket, hogy milyen adatokat , milyen céllal és hogyan kezelünk, valamint arról, hogy személyes adataikkal mi módon rendelkezhetnek, illetve adott körülmények között milyen jogorvoslattal élhetnek.

Társaságunk, mint adatkezelő adatai:

Adatkezelés helye: Oktotrade Kft: 2092 Budakeszi, Tiefenweg 12, valamint adatfeldolgozóink székhelye (lásd 13. pont)

Adatvédelmi tisztviselő kijelölésére Társaságunknál nem volt szükség.

 

%garázskapu %garázskapuk1. Adatának kezelése szempontjából az alábbi fogalmak lényegesek:

„személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;

„adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;

„az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;

„álnevesítés”: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;

„nyilvántartási rendszer”: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;

„adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;

„adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;

„címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak;

„az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;

2. Hatálybalépés: május 25.

3. Adatkezelés célja:

Társaság az alábbi esetekben (egy vagy akár több esetkörben) kezeli az Ön személyes adatait:

  • Munkavállalóinak munkaviszonyával összefüggésben,
  • magánszemélyekkel fennálló megbízási, ill. vállalkozási szerződései teljesítése érdekében,
  • ügyfélszerződések teljesítése érdekében,
  • ajánlat kérés céljából egy saját fejlesztésű kalkulátor szoftver felületen
  • állásra jelentkezők megismerésére céljából,
  • hírlevél szolgáltatás céljából,
  • kamerás biztonsági megfigyelés céljából,
  • sütik alkalmazása során üzleti célból,
  • direkt marketing céljából,

s mindezt a szükséges mértékben, az adatkezelés elveivel összhangban teszi.

Egyéb adatkezelés.

Az Ön előzetes hozzájárulása esetén Társaságunk egyéb céllal is kezelhet személyes adataikat, de minden esetben erről Önt az érintett személyes adatoknak a cél szerinti felvételekor tájékoztatjuk.

Egyes speciális adatkezelés

Kamerás adatkezelés

  • Kamerával ellátott helyiségek: udvar, bemutatóterem és raktár.
  • Az ilyen adatkezelés célja, hogy Társaságunk az emberi élet, a testi épség, személyi szabadságot, az üzleti titkot védelmezze, személy- és vagyonvédelem érdekében a jogsértések megelőzze, észlelje, az elkövetőt tetten érje, valamint a jogsértéseket bizonyíthassa, az esetlegesen előforduló balesetek körülményeit dokumentálhassa, és Társaságunk feladatainak ellátásához szükséges, a közönség számára nyilvános magánterületeket védje. Az adatok kezelése így a Társaság jogos érdekéből folyik.
  • A fenti helyiségekbe történő beléptetés során rögzített adatok felhasználásának hiányában, alkalmi belépés esetén – a látogató távozását követő kb. 10 nap (memória megteltével) elteltével az adatok automatikusan törlődnek.

Sütik és típusai:

Társaságunk ún. nyomkövető sütit (harmadik féltől származik) használ, amely az új session-ök és a látogatók azonosítására szolgál és a Google Analytics webes nyomkövetéses szolgáltatása biztosítja részünkre. Az ilyen sütik alkalmazás nem igényli az Ön külön hozzájárulást.

Amennyiben Társaságunk ún. nyomkövető vagy más hozzájáruláshoz kötött sütit kíván alkalmaz, úgy erről weblapunkon az első látogatása során tájékoztatjuk, és megkérjük a szükséges hozzájárulását.

A 16. életévét be nem töltött gyermek esetén, a gyermekek személyes adatainak kezelése csak akkor és olyan mértékben jogszerű, ha a hozzájárulást a gyermek feletti szülői felügyeletet gyakorló adta meg, illetve engedélyezte.

4. Adatfeldolgozást a Társaságunk nem végez

5. Adattovábbítás:

Társaságunk belföldre és külföldre viszonteladóik részére továbbíthatja adatait, amennyiben a megrendelést a Társaság nem tudja ellátni, de szeretnénk Önt kiszolgálni. Az ilyenkor továbbított adatok köre: név, telefon, cím, e-mailcím. Egyebekben a Társaság adattovábbítást nem végez harmadik fél részére, kivéve, ha arra jogszabály kötelezi.

6. Adatkezelés jogalapja:

Társaságunk különböző joglapon kezelheti az Ön személyes adatait. Történhet törvényi felhatalmazáson, szerződés teljesítése érdekében, jogost érdekből, valamint hozzájárulásos jogalapon, az alábbi kategóriákra figyelemmel:

  • Munkavállalóink adatait egyrészt (a) a Munka Törvénykönyve, a 2012. évi I. tv 10. par. adta felhatalmazás alapján, (b) munkaszerződés teljesítése végett, valamint (c) hozzájárulásos alapon (lásd 9. pont).
  • Magánszeméllyel megkötött megbízási és vállalkozói szerződéseink esetén az adatkezelés a szerződés teljesítése érdekében történik és részben hozzájárulás alapján (lásd 9. pont).
  • Ügyfél, szállítási szerződések megkötése (garázsajtók leszállítása) esetében a szerződés teljesítés érdekében történik), a vonatkozó számlázás pedig az SAP rendszeren keresztül történik, a jogszabály által meghatározottak szerint
  • A saját fejlesztésű kalkulátor programon keresztül kért ajánlatban szereplő adatokat a megküldést követően jogos érdekből kerülnek kezelésre, hogy az Ön kérését teljesíteni tudjuk, ill. nyomon kövessük üzleti kapcsolatunkat.
  • Állásra jelentkezők esetén és „egyéb adatkezelés” esetén hozzájárulásuk alapján
  • Kamerás adatkezelés esetén Társaságunk jogos érdeke.
  • Hírlevél szolgáltatás: hozzájárulásuk alapján a MailChimp levelező felületen keresztül
  • Direkt marketing: hozzájárulásuk alapján a MailChimp levelező felületen keresztül

7. A Kezelt adatok köre:

A munkavállalók alábbi személyes adatait kezeljük:

név · születési név · anyja leánykori neve · születési hely · születési idő · családi állapot · adóazonosító jel · TAJ-szám · állampolgárság · magyarországi bankszámlaszám · állandó lakcím · tartózkodási cím · postázási cím · aláírás · végzettséget igazoló okmány(ok) másolati példánya · személyes dokumentumok fénymásolata · email cím, nyilatkozat más munkavállalónál fennálló munkaviszonyról · fizetés és bérszámfejtési adatok,· munkahelyi pozíció / előrelépések · munkaszerződéssel kapcsolatos adatok és információk · korábbi munkahelyek adatai, a korábbi munkaviszony megszűnéssel kapcsolatos információk ·  tréning, képzések, gk forgalmi engedélye,  tanfolyamok · eltartottak vagy más kedvezményezettel kapcsolatos információ, a jogszabály által előírt mértékben a hozzátartozók személyes adatai (pótszabadság céljából) nyilatkozat tgyás, gyed, gyes, gyet, sajátjogú / öregségi / szolgálati / korengedményes / korkedvezményes / rokkantsági nyugdíj adatok.

Ebből hozzájárulás alapján kezeljük: ruha, cipő és kesztyű mértet végzettséget igazoló okmányok, önéletrajz, tréning, képzések tanfolyamokkal kapcsolatos információk

Megbízásos/vállalkozó magánszemélyek alábbi adatait kezeljük:

név, szül név, lakcím, szül hely és idő, email cím, személyi igazolvány, TAJ szám, bankszámlaszám, adóazonosító szám, nyugdíjpénztári tagság.

Ebből hozzájárulás alapján kezeljük: ruha, cipő és kesztyű mértet végzettséget igazoló okmányok, önéletrajz, tréning, képzések tanfolyamokkal kapcsolatos információk

Ügyfél (megrendelők) alábbi adatait kezeljük: név, cím (szállítási cím, levelezési cím, számlázási) adószám, kapcsolattartó, e-mail, telefonszám, bankszámlaszám, adószám.

Hírlevél és direkt marketing során az alábbi adatait kezeljük: név, email.

Kamerás megfigyelés: videó

Állásra jelentkezők esetén az átadott önéletrajzban szereplő adatokat.

8. Adatkezelése elvei:

A személyes adatait az alábbi elvekre figyelemmel kezeljük:

a) kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon kell végezni („jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság”);

 

b) gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történjen, és azokat ne kezeljék ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon; a 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően nem minősül az eredeti céllal össze nem egyeztethetőnek a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból történő további adatkezelés („célhoz kötöttség”);

 

c) az adatkezelés céljai szempontjából megfelelőek és relevánsak kell, hogy legyenek, és a szükségesre kell korlátozódniuk („adattakarékosság”);

 

d) pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük; minden ész szerű intézkedést meg kell tenni annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljék vagy helyesbítsék („pontosság”);

 

e) tárolásának olyan formában kell történnie, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé; a személyes adatok ennél hosszabb ideig történő tárolására csak akkor kerülhet sor, amennyiben a személyes adatok kezelésére a 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból kerül majd sor, az e rendeletben az érintettek jogainak és szabadságainak védelme érdekében előírt megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására is figyelemmel („korlátozott tárolhatóság”);

 

f) kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve („integritás és bizalmas jelleg”).

Társaságunk felelős a fenti bekezdéseknek való megfelelésért, és annak igazolásáért.

9. Adatokkal való rendelkezés

Ön, a lenti korlátozásra figyelemmel a kezelt adatairól a Társaságtól bármikor kérhet:

  • tájékoztatást, (szóban vagy írásban)
  • helyesbítését,
  • kiegészítését,
  • törlését,
  • korlátozását,
  • visszavonását, illetve
  • más adatkezelőhöz történő transzferálását, vagy saját részre történő átadását (nyomtatott formában).

A fenti rendelkezési joga azonban nem terjed ki közérdekű, vagy közhatalmú jog gyakorlása céljából végzett adatkezelésre, illetve ha bizonyítható, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Ön érdekeivel, jogaival szemben. Ilyen döntés ellen azonban Ön bírósághoz fordulhat.

Továbbá, jogszabály, jogos érdek erejénél fogva kezelt személyes adatok törlését nem kezdeményezheti.

A kért intézkedés a társaság adatvédelmi kapcsolattartójánál terjeszthető elő írásban vagy e-mailben.

A Társaságunk a kért intézkedésről indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az Ön kérelem nyomán hozott intézkedésekről. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról a Társaság a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja Önt. Ha Ön elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha Ön azt másként kéri.

A tájékoztatás csak törvényben foglalt esetekben tagadható meg, a jogszabályi hely pontos megjelölésével, valamint a jogorvoslati lehetőség igénybevételéről való tájékoztatás mellett.

A fenti tájékoztatás ingyenes kivéve, ha Ön az adott év folyamán azonos adatköre vonatkozóan már tájékoztatást kért, és azt megkapta. Azonban a költségtérítés visszafizetendő a kérelmezőnek abban az esetben, ha Társaságunk az adatokat jogellenesen kezelte vagy a tájékoztatás kérése helyesbítéshez vezetett.

Ha a Társaság nem tesz intézkedéseket az Ön kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja Önt az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy Ön panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával

Elhunyt adatainak kezelése

Az elhunyt személyhez kapcsolódó adatok kezelésére a személyes adatok kezelésére vonatkozó jogszabályi rendelkezések az irányadók. Az elhunyt személlyel kapcsolatba hozható adatok tekintetében az érintett jogait az elhunyt örököse, illetve a biztosítási szerződésben nevesített jogosult is gyakorolhatja.

10. Adatkezelés időtartama

A munkavállalói adatait jogszabályi, ill. hozzájárulásos alapon kezeli a Társaság. A hozzájárulásos adatkezelés során a kezelt adatok törlését az érintett magánszemély bármikor kezdeményezheti, a jogszabályi alapon kezelt adatok esetében a munkaviszony megszűnésétől számított 50 évig (ill. a halálozás + 5 időtartamig) meg kell őrizni az adatokat.

Bérszámfejtési adatok tárolása: 5-1 év

A megbízási illetve vállalkozói szerződés értelmében kezelt adatokat az adatkezelő a szerződés megszűnésétől számítva az általános elévülési idő (5 év) lejártával törli.

  • A kalkulátor programon keresztül ajánlatokban foglalt adatok a beérkezéstől számított 3 év lejártával törlésre kerülnek (szerződéssé alakulás esetén az arra irányadó elévülési idő).
  • Ügyfelek adatait a szerződés teljesítésétől, ill. megszűnésétől számított általános elévülési idő lejártával törlésre kerülnek.
  • Direkt marketinges szolgáltatásról és a hírlevélről bárki, bármikor lejelentkezhet és kérheti adatainak törlését.
  • Számlázási adatok 5+ 1 év a Számviteli tv rendelkezései szerint
  • Kamerás felvételek a memória megteltével automatikusan törlődnek (kb. 10 nap)
  • Állására jelentkezők önéletrajzai 5 év után megsemmisítésre kerülnek.

11. Adatfeldolgozás:

A Társaság munkavállalóinak és egyéni vállalkozó/megbízottjainak adatait, a szükséges mértéki elektronikus úton továbbítja könyvelés és bérszámfejtés végett a Nummulus Bt (2030 Érd, Selmeci utca 82/b.) részére, amely cég a társaság munkavállalóinak bérszámfejtését és a Társaság könyvelését végzi, valamint a Társaság könyvvizsgálata végett a Venilia Vellum Kft (1026 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 79.).

Tárhely-Eu Kft (1144 Budapest, Ormánság u. 4.) a Társaság szerverszolgáltatást biztosítójaként a Társaság levelezéséhez az általa kezel domainek tekintetében hozzáféréssel rendelkezik.

PARANET Rendszerház Kft (1089 Budapest, Orczy út 2.) a Társaság szerverszolgáltatást biztosítójaként a Társaság levelezéséhez az általa kezel domainek tekintetében hozzáféréssel rendelkezik.

Feldolgozás végett a könyvelőnek és könyvvizsgálónak továbbított adatok köre megegyezik az adatkezelőként kezel munkavállalói/egyéni vállalkozói adatok köréve, valamint a jogszabály által elvártakkal.

12. Adatbiztonság és adatvédelmi incidens

Társaságunk a személyes adatokat megfelelő technikai és egyéb intézkedéssel védi, biztosítja az adatok rendelkezésre állásást, óvja az jogosulatlan hozzáféréstől, sérüléstől. Ilyen intézkedések különösen a tűzfal, vírusirtó szoftver, személyes és korlátázott jogosultságok, jelszavak, azok időszakos frissítés.  Az adatvédelmi incidenst a Társaság indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával az után, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, bejelenti az illetékes felügyeleti hatóságnak, kivéve, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve. Ha a bejelentés nem történik meg 72 órán belül, mellékelni kell hozzá a késedelem igazolására szolgáló indokokat is.

Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár az Ön jogaira és szabadságaira nézve, a Társaság indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja Ön az adatvédelmi incidensről.

Adatkezelő az adatvédelmi incidensekről nyilvántartást vezet.

13. Adatvédelmi tisztviselő

A Társaságnál adatvédelmi tisztviselő nincs.

14. Tájékoztatás, Jogorvoslat:

Az egyéb közigazgatási vagy bírósági jogorvoslatok sérelme nélkül, Ön jogosult arra, hogy panaszt tegyen a felügyeleti hatóságnál, ha megítélése szerint az Önre vonatkozó személyes adatok kezelése jogszabályt sért.  Az a felügyeleti hatóság, amelyhez a panaszt benyújtotta, köteles tájékoztatni Önt a panasszal kapcsolatos eljárási fejleményekről és annak eredményéről, ideértve azt is, hogy jogosult bírósági jogorvoslattal élni.

Az egyéb közigazgatási vagy nem bírósági útra tartozó jogorvoslatok sérelme nélkül, Ön jogosult a hatékony bírósági jogorvoslatra a felügyeleti hatóság rá vonatkozó, jogilag kötelező erejű döntésével szemben.

Továbbá, amennyiben nem ért egyet az Társaságnak az adatkezeléssel kapcsolatos eljárásában hozott döntésével, úgy Ön a jogszabálysértő adatkezeléssel szemben a jogsértőnek tartott döntés meghozatalától számított 30 napon belül az illetékes bírósághoz fordulhat.

Felügyeleti Hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információs Hatóság (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c. tel: +361391-1400)

A társaság fenntartja a jogot a fenti tájékoztató módosítására az arról szóló egyidejű honlapunkon történt tájékoztatás mellett. Jelen tájékoztató honlapunkon és nyomtatott formában a Társaság székhelyén is elérhető.

Amennyiben a fenti tájékoztatóval kapcsolatban további információra lenne szüksége, kérem a megadott adatvédelmi kapcsolattartóval vegye fel a kapcsolatot.

Kelt: Budakeszi, 2018. 05. 20.